Mais para IA, menos para estruturas organizacionais: Cuidado! Quem pode perder é o negócio!

Segundo uma pesquisa realizada pela Bain & Company sobre IA generativa, as empresas estão se movendo rapidamente para explorar maneiras de aprimorar seus negócios. Em média, cerca de 5 milhões de dólares são investidos anualmente no tema, com aproximadamente 100 funcionários dedicando pelo menos parte do seu tempo à IA generativa. Entre as grandes empresas, cerca de 20% investem até 50 milhões de dólares por ano. Esses investimentos refletem suas prioridades: mais de 60% das empresas pesquisadas veem a IA generativa como uma das três principais prioridades nos próximos dois anos.

Quando um tema dessa magnitude é priorizado, algumas perguntas são feitas para garantir que o trabalho seja explorado e executado conforme esperado:

Quanto de retorno financeiro vamos ter?

Quem serão os envolvidos no tema?

Já realizamos alguns experimentos que justifiquem o investimento?

Vamos fazer ou comprar?

Quanto devemos disponibilizar do orçamento total do ano vigente e quanto devemos distribuir para os demais temas?

Como será a distribuição do orçamento no trimestre?

Como será a priorização dentro da Value Stream x ou y?

Essas são perguntas comuns nas camadas estratégicas organizacionais e esclarecem muitas das intenções executivas por trás de um determinado tema. Contudo, enquanto um tema como esse é selecionado, notamos a ausência de perguntas mais voltadas para as estruturas internas, o modelo operacional e a dinâmica do trabalho, o que pode revelar muito sobre como a iniciativa tecnológica será conduzida. Perguntas como:

Devemos refinar nosso modelo de gestão para absorver a mudança?

Precisamos ajustar a dinâmica de trabalho atual?

A mudança de estrutura necessária está acontecendo de maneira transversal na companhia?

Faremos pequenos movimentos de melhoria ou uma grande inflexão na companhia?

Alguém está observando as interações entre áreas e a influência das pessoas sobre o tema?

Quem está pensando no desenho das estruturas internas?

As mudanças estão acontecendo naturalmente?

Qual é o custo energético dessa mudança?

Que tipo de movimento precisamos fazer intencionalmente para que esta mudança ocorra?

Observações de 2024

A inteligência artificial é a bola da vez, mas não se muda uma empresa apenas com tecnologia, e não se produz eficiência e valor com estruturas desatualizadas e sempre reativas. Durante o primeiro semestre, conversamos com líderes de diversos setores e notamos um padrão quando o assunto é orçamento: mesmo as empresas que investem em tecnologias modernas e compreendem a importância de evoluir suas capacidades organizacionais não destinam verbas significativas para que a estrutura se movimente tanto quanto a nova tecnologia.

Esse desequilíbrio orçamentário pode ocorrer pela antiga crença de que estruturas são apenas custos que não deveriam concorrer com a inovação do momento, ou porque já investiram em grandes transformações com pouco impacto. Pode ser também pela dificuldade política que líderes menos experientes têm ao mexerem além de suas fronteiras, ou pelo fato de que organizações com baixa maturidade sofrem mais ao tentar movimentar temas estruturantes entre CAPEX e OPEX sem uma gestão de portfólio adequada. Pode ser ainda pela escolha de beneficiar a vertical mais forte da empresa, visto que metas ainda concorrem ao invés de colaborarem.

A questão é: desconsiderar estruturas no plano orçamentário vai muito além da economia, apontando fragilidades básicas no processo decisório e operacional da empresa. Afinal, quando olhamos o plano orçamentário, sabemos para onde o dinheiro aponta e o que pretende-se alavancar. Esse processo diz muito sobre como líderes pensam e tomam suas decisões. Vale frisar que não é uma questão de investir muito ou nada, e sim sobre a importância e a medida dada ao tema. Mesmo com baixo investimento, existem estratégias mais ajustadas e oportunidades para pequenas e econômicas melhorias organizacionais que podem trazer resultados significativos, desde que a organização saiba como agir.

O tempo importa

A falta de investimento e foco nos temas organizacionais se revela nas dificuldades durante a execução. Empresas que discutem suas mudanças internas tardiamente tendem a ser mais reativas e perdem o timing do processo orçamentário. No meio do ano fiscal, reconhecem a necessidade de ajuda, mas não conseguem financiamento e acabam improvisando as mudanças. Isso resulta em impactos e lentidão que líderes menos experientes não percebem, como o custo do atraso.

Cost of Delay

Se problemas relacionados a estruturas se tornam invisíveis para as lideranças, os atrasos associados também se tornam. Donald Reinertsen, ao introduzir o conceito de “Cost of Delay” (CoD), explica que o CoD inclui perdas de receita, aumento de custos operacionais, insatisfação do cliente, redução do valor do produto, perda de vantagem competitiva e custos de oportunidade. Afinal, quanto custa não entregar algo? Cada dia de atraso pode resultar em menores vendas, maiores gastos e oportunidades perdidas. Empresas que investem todo o orçamento em tecnologia sem considerar a infraestrutura organizacional incorrem nesses custos ocultos, afetando a implementação e sustentação das novas capacidades tecnológicas.

Sinais de atrasos relacionados às estruturas internas

A falta de investimento em estruturas organizacionais pode criar um ciclo de ineficiência e estagnação, impedindo que inovações idealizadas aconteçam. Empresas que não considerarem as adaptações necessárias às suas estruturas correm o risco de desperdiçar recursos e oportunidades de explorar melhores opções para seus contextos. Ignorar os sinais de atraso e negligenciar a adaptação das estruturas organizacionais pode resultar em:

Paralisia decisória: Organizações passam meses indecisas sobre os avanços das iniciativas organizacionais, em parte por não ter um staff dedicado ao tema ou uma camada decisória com conhecimento das práticas mais atuais.

Perda da janela de aprovação de orçamentos: Empresas com maior maturidade organizacional possuem uma capacidade maior de antecipação decisória, o que reflete diretamente no processo orçamentário.

Talentos despreparados para atividades de gestão: Sem investimento nas estruturas, a gestão intermediária assume a posição de protagonismo da mudança, contudo, sem a experiência nos temas de transformação.

Líderes com dificuldades em defender propostas de mudança: Se o tema não está diretamente relacionado ao foco da companhia, dificilmente conseguirão se movimentar naquele ano fiscal.

Ausência de agentes de mudanças experientes em diálogos robustos: Existe uma lacuna importante no mercado, que é a falta de agentes preparados para lidar com o contexto organizacional real das empresas.

Investimentos ineficazes: Foco excessivo em tecnologias sem uma base estrutural adaptativa leva ao desperdício de recursos e experimentos que não se provam.

Ausência de modelos operacionais das camadas estratégicas: Empresas com baixa maturidade no processo decisório orçamentário ou sem competência na gestão de portfólio podem ser mais vulneráveis a esquecer ou negligenciar mudanças estruturantes.

A importância de investir em estruturas organizacionais

Na WeHead, reforçamos diariamente que, para obter resultados concretos a partir da GenAI, será cada vez mais difícil desassociar o tema das estruturas organizacionais. Um artigo da Forbes de 2024 destaca que, na próxima etapa de adoção de tecnologias como a GenAI, a capacidade de adaptar o modelo operacional distinguirá as melhores empresas das demais.

Esse será um dos grandes desafios para as empresas que estão investindo pesado nesse tema. Além de questões como segurança da informação, validação de conteúdo, e implicações legais e de propriedade intelectual, as organizações devem considerar novos desenhos organizacionais. Isso significa que cada líder precisa se preparar para discutir suas estruturas de forma mais ampla, indo além de suas áreas de atuação e compreendendo o uso da tecnologia de maneira mais integrada.

O novo design organizacional

As práticas ágeis ajudaram as empresas a saírem de um platô de lentidão nas entregas para uma otimização operacional considerável. Reconhecer que as transformações não se limitam mais às esferas operacionais é um fator importante. Elas avançaram para incluir todas as dimensões da empresa, destacando a participação efetiva do corpo executivo.

Contudo, mesmo aquelas empresas onde as camadas executivas já foram atingidas e os investimentos já foram realizados, não podem deixar de evoluir seus modelos e reagir aos novos comportamentos de seus negócios. Em nossa concepção, é onde melhor se encaixam as novas abordagens.

O novo design organizacional vem para promover definitivamente uma flexibilidade metodológica, gerando adaptação às especificidades de cada empresa. A promoção de alavancas organizacionais acionáveis, que possibilitem micro decisões e estímulos das estruturas para melhor atender aos negócios e uma evolução sem grandes disrupções, garantindo uma transformação contínua e sem grandes sustos.

Recado final para líderes

Se você está numa organização que utiliza orçamento anual e apostou todas as fichas em inteligência artificial e outros temas em alta sem considerar as mudanças internas, talvez sua defesa orçamentária não tenha sido realizada como planejado. Agora, você pode estar pensando em postergar esses investimentos para o ano seguinte.

Sim, é cada vez mais difícil encontrar recursos para investir em estruturas organizacionais e competir com temas inovadores. Talvez você perceba que não conseguiu equilibrar essas prioridades e agora está sendo cobrado por uma posição clara e com ação. Considere as seguintes questões:

Consigo executar sozinho? Até onde consigo avançar?

Preciso de ajuda externa para explorar melhor minhas opções?

Ainda dá tempo de ratear o investimento com outras áreas?

Como será minha posição como líder na próxima reunião de orçamentos? Está logo aí.

Afinal, metade do ano é dedicada à elaboração do orçamento do ano seguinte, e a outra metade é justificando um plano que não se sustentou. Lembre-se que o custo do atraso existe independentemente se sua empresa é robusta ou não. Não espere os problemas se acumularem.

E por último e não menos importante, conheça os novos padrões e estratégias do Design organizacional, se sua empresa está enfrentando desafios para equilibrar investimentos tecnológicos e mudanças estruturais, vamos conversar.

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